Jak organizować produktywne spotkania i wyciągać z nich jak najwięcej?

Spotkania rzadko kojarzą nam się z pożytecznie spędzonym czasem. Na pewno pamiętasz takie, na których sufit wydawał się najciekawszym elementem. Chociaż właściwa, głęboka praca ma miejsce poza salą konferencyjną, to wspólne zebrania nadal są konieczne w branży IT. W tym artykule dowiesz się, jak uniknąć pułapek czyhających na organizujących zebrania, które zabijają zaangażowanie uczestników. Do tego garść porad dla osób, które znajdą się na spotkaniu i czują, że marnują na nim czas.

Produktywne spotkania wymagają ustalenia celu

Spotkanie angażuje pełną uwagę uczestników (przynajmniej na początku) i praktycznie uniemożliwia robienie innych rzeczy w czasie trwania. Zanim wyślesz zaproszenia, postaw cel, który uzasadnia zebranie kilkoro lub więcej ludzi razem i zajęcie ich czasu.

Otwieraj produktywne spotkania z myślą o osiągnięciu wyznaczonego celu przed końcem wyznaczonego czasu. Gdy to możliwe, podziel się też nim z uczestnikami. Silne “dlaczego” może pomóc skierować dyskusję na właściwe tory.

Przykład: Organizujesz analizę post mortem awarii na produkcji. Twoim celem może być dopilnowanie, by zespół wyciągnął wnioski i wiedział, jak ustrzec się przed podobną sytuacją w przyszłości. Zapytasz o to w trakcie, chyba że osoba prowadząca analizę post mortem zawrze to w swojej prezentacji.

Gdy nie wiesz, do czego dąży organizator: Zapytaj. “Dlaczego to jest ważne?”, “Dlaczego się tu spotykamy?”, “Jaki problem chcesz rozwiązać?”.

Zapraszaj odpowiednich ludzi

W spotkaniach powinny brać udział osoby zabierające głos i takie, które mają coś do dodania w dyskusji. Nie ma potrzeby zapraszać kogoś tylko po to, by sobie posłuchał. Jeżeli ktoś zaproszony mimo wszystko nie bierze udziału w rozmowie, warto tę osobę aktywizować, pytając o zdanie w trakcie.

Przykład: Organizujesz spotkanie, na którym mają zapaść ustalenia dotyczące projektu realizowanego przez dwa zespoły. Powinny się tam znaleźć przedstawiciele obu z nich. Do tego osoby o kompetencjach umożliwiających im dyskusję na temat sposobu podejścia oraz obmyślenia kolejnych kroków działania.

Gdy jesteś na spotkaniu, na którym nie masz nic do powiedzenia: Wyjdź – najlepiej uprzedzając, że nie masz nic do dodania. Gdy interesują cię ustalenia, poproś o notatkę po.

[Sprawdź też: Jak przeprowadzać skuteczne rozmowy 1:1?]

Daj uczestnikom szansę się przygotować

Obecność na spotkaniu tylko zaangażowanych ludzi rozwiązuje wiele innych problemów, ale to zaangażowanie warto też zbudować już podczas zaklepywania miejsca w kalendarzu. Zawsze warto dodać jedno- lub dwuzdaniowy opis, w którym zawrzemy informację, po co właściwie się widzimy. Gdy to możliwe, dodajemy agendę.

Co się zaś tyczy bezpośrednio zaangażowania poszczególnych uczestników, to dając im znać, dlaczego zostali zaproszeni i jakiego wkładu od nich oczekujesz, możesz liczyć na ich przygotowanie, przynajmniej mentalne. 🙂

Taką informację najlepiej podać z odpowiednim wyprzedzeniem. Być może zrealizujesz cel wcześniej lub dowiesz się, że dana osoba nie będzie miała nic do zaoferowania w trakcie dyskusji. Najpóźniej informujemy na początku rozmowy.

Przykład: Zwołujesz pilne zebranie w sprawie problemu na produkcji, na które zaprosiłeś(-aś) osobę z innego zespołu. Ta osoba kiedyś pracowała nad problematycznym projektem. Nie ma ona okazji zapoznać się z problemem wcześniej, więc po rozpoczęciu tłumaczysz sytuację i z uwagi na wcześniejsze doświadczenie tej osoby chcesz przeprowadzić burzę mózgów, która zaowocuje opracowaniem planu naprawczego.

Gdy notorycznie trafiasz na spotkania, które byłyby lepsze gdybyś poświęcił(-a) czas na przygotowanie: Udziel informacji zwrotnej (ang. feedback) organizatorowi. Podkreśl, że gdybyś mógł/mogła się przygotować, sam przebieg byłby bardziej efektywny.

Przestrzegaj czasu spotkania i zważaj na kalendarze uczestników

Prawdopodobnie zaproszeni uczestnicy mają też inne obowiązki i swoje zadania do wykonania. Dlatego nie przekraczaj zaplanowanego czasu wydarzenia. Gdy temat nie jest pilny, ale nie jesteśmy zadowoleni z rezultatów, można bezpiecznie zatrzymać się kilka minut przed końcem planowanego czasu, podsumować dotychczasowe ustalenia i zaplanować kontynuację dyskusji po przerwie lub w inny dzień.

Planując wydarzenie w kalendarzu, zwróć uwagę, czy zaproszeni nie mają w jego trakcie wpisanych innych zobowiązań lub przerwy obiadowej. W razie wątpliwości ustal datę po wcześniejszej konsultacji z nimi.

Wyjątek: Gdy przedmiotem spotkania jest sytuacja kryzysowa (wszystko inne schodzi na dalszy plan) lub na przykład rozwiązanie konfliktu między współpracownikami, nie trzeba rygorystycznie przerywać rozmowy po wyczerpaniu czasu. Zapytaj jednak uczestników, czy mogą i chcą kontynuować – oraz ile czasu jeszcze mogą poświęcić.

Gdy spotkanie przedłuża się i końca nie widać: Przypomnij prowadzącemu o czasie, zapytaj, co jeszcze musimy ustalić, żeby można się było rozejść. Zaoferuj pomoc jako moderator dyskusji.

Zadbaj o uczestników, którzy pracują zdalnie

Całkiem stabilne i równe wobec uczestników jest spotkanie, na którym wszyscy są na miejscu lub wszyscy pracują zdalnie. Zupełnie inaczej jest, gdy mamy sytuację mieszaną – dwie grupy w dwóch różnych lokalizacjach, czy grupa na miejscu plus pojedyncze osoby wdzwaniające się osobno.

Komunikacja przez internet jest trudniejsza, dlatego zadbaj, by osoby wdzwaniające się mogły brać w niej aktywnie udział. Minimum jest zapewnienie dobrego połączenia z sali konferencyjnej i nagłośnienie. Najlepiej przetestować i sprawdzić wszystko przed startem.

Absolutnie niedopuszczalna jest za to sytuacja, w której uczestnicy w sali konferencyjnej rozmawiają między sobą, pozbawiając tym samym osoby zdalne możliwości brania udziału w dyskusji! Warto też dodatkowo aktywizować osoby na wideokonferencji. Pamiętajmy, że zanim zaczną mówić, muszą też nacisnąć unmute. Nie mogą też tak łatwo mową ciała zasugerować, że chcą coś powiedzieć.

Jeśli chcesz organizować produktywne spotkania, planuj kolejne czynności

Czasem ze spotkaniami jest jak z lekturą książek – w trakcie było świetnie, dowiedzieliśmy się wielu interesujących rzeczy, ale mija czas, a nic się nie zmienia. Dlaczego? Zabrakło zaplanowania kolejnych działań (ang. action points)!

Opuszczając spotkanie, trzeba wiedzieć, co dalej zostanie zrobione i przez kogo. Podczas formułowania kolejnych działań warto też określić, do kiedy dana rzecz powinna zostać wykonana. Jako organizator nie musisz też pilnować wykonania tych rzeczy – możesz to komuś oddelegować i zastrzec, że chcesz dostać podsumowanie.

Przykład: Trwa retrospektywa na temat ostatniego błędu, który spowodował problemy produkcyjne. Zespół nie jest z siebie dumny, posypuje głowy popiołem, ale na tym koniec. Zamiast tego powinniśmy zaplanować analizę post mortem ze wskazaniem możliwych rozwiązań. Przed zakończeniem retrospektywy wyznaczamy osobę do przeprowadzenia tej analizy.

Gdy jesteś na spotkaniu, które kończy się euforią, ale nie zostają zaplanowane następne działania: Zapytaj, co dalej się stanie i kto będzie odpowiedzialny za dopilnowanie, by owa rzecz się zadziała.

[Sprawdź też: Jak ugryźć temat monitorowania czasu pracy programistów?]

Nie organizuj spotkań, które mogły być mailem

Na koniec grzech główny organizatorów spotkań – zanim zbierzesz ludzi w jednym pokoju lub na wideokonferencji, upewnij się, czy nie wystarczy napisać e-maila lub wysłać wiadomość na firmowym komunikatorze. Zebrania angażują grupę ludzi i powinny być uzasadnione ekonomicznie. Nie mogą stanowić jedynej formy komunikacji.

Takie spotkania są bardzo irytujące dla uczestników, szczególnie gdy:

• nie będzie na nich dyskusji;
• nie jest to nic pilnego;
• tematyka nie odbija się na ich pracy lub w ogóle ich nie dotyczy.

W razie wątpliwości możesz utworzyć wydarzenie z opcjonalną obecnością i zastrzec to w treści zaproszenia, pisząc, że dodajesz każdego, kto chciałby porozmawiać lub zadać jakieś pytania. Równie dobrze można to zrobić po wysłaniu maila lub wiadomości na komunikatorze firmowym – pod warunkiem, że dana informacja wzbudza zainteresowanie.

Wyjątek: Gdy przeprowadzasz zmianę w procesie lub organizacji, nie komunikuj jej drogą mailową. Zbierz dotknięte zmianą osoby, wytłumacz powód i zapewnij czas na zadawanie pytań i dyskusję.

Gdy jesteś na spotkaniu, które nie musiało się odbyć: Udziel organizatorowi informacji zwrotnej. Podeślij jej/jemu ten artykuł. 🙂

Produktywne spotkania – o co zadbać?

Chociaż spotkania mogą mieć ogromną wartość i pozwalają zbudować wspólną świadomość na określony temat, to nie możemy zapominać o tym, że uczestnicy mogą zwyczajnie nie wiedzieć, po co je organizujemy i dlaczego to ich właśnie zapraszamy.

Zacznijmy zatem od odpowiedzenia sobie na pytanie, co chcemy osiągnąć poprzez zebranie określonej grupy osób, a potem przedstawmy oczekiwania wobec gości. Dajmy im też szansę się przygotować, co doprowadzi do owocnej i (miejmy nadzieję!) krótkiej dyskusji.

A jaka jest Twoja recepta na udane i produktywne spotkania?