W ostatnim czasie praca zdalna stała się coraz bardziej rozpowszechniona. Sam pracowałem przez rok jako satelita, a wcześniej także przez rok w pełni rozproszonym zespole w różnych strefach czasowych. Aktualnie pracuję w Allegro, gdzie przez fakt posiadania biur w kilku miastach, elementy pracy zdalnej są na porządku dziennym.
Zanim przejdziemy do wzorców, określmy kontekst zespołu rozproszonego, który może przyjmować różne formy.
Różne formy rozproszenia
Pracę zdalną można kategoryzować na wiele sposobów. Może być to między innymi rozpiętość i liczba stref czasowych, języków natywnych, krajów pochodzenia, kultur w zespole. Wszystkie te elementy są ważne i należy je brać pod uwagę.
Ważną rolę odgrywają też ścieżki komunikacji. Można je skategoryzować następująco:
Silosy – zespół składa się z kilku podzespołów zlokalizowanych w różnych miejscach (biurach).
Satelity – główna część zespołu jest zlokalizowana w jednym biurze, a pojedyncze osoby pracują zdalnie.
Pył – brak wyszczególnionego biura lub innego miejsca, każdy pracuje z innego miejsca.
Różne modele pracy zdalnej. Od lewej silosy, satelity i pył
Komunikacja kluczem do efektywnej pracy zdalnej
W tym artykule chciałem się z Tobą podzielić swoimi doświadczeniami i praktykami, które sprawdziły się podczas mojej pracy zdalnej.
Poniżej przedstawiam kilkanaście praktyk, które mogą być wprowadzone w przypadku rozproszonych zespołów. Niektóre z nich się uzupełniają, inne wykluczają. Nie wszystkie będą pasowały do Twojego stylu pracy. Jestem jednak przekonany, że znajdziesz coś dla siebie.
Mikrofon
Pewnie nikogo nie zaskoczę pisząc, że mikrofon jest przydatny w przypadku pracy zdalnej. Chciałbym jednak podkreślić, że musi być to dobry mikrofon. Jeśli chcesz, aby spotkania przebiegały sprawnie, a ludzie nie tracili energii na wytężanie słuchu i mogli ją poświęcić na myślenie, musisz mieć przyzwoity mikrofon. Ten, który masz wbudowany w laptopie, na pewno taki nie jest! Być może jest wystarczający, gdy siedzisz blisko komputera w cichym pomieszczeniu, ale o takie warunki jest bardzo trudno. Lepiej zainwestować w porządny headset, a w salach konferencyjnych w dedykowane rozwiązania “pokojowe”. Rzucenie Jabry na stół nie rozwiązuje problemu – albo inaczej — rozwiązuje, ale tylko w mały salach z maksymalnie 4 osobami. Warto zastanowić się na ile osób przeznaczona jest salka i zapewnić odpowiedni zestaw.
Żadnych pokoi konferencyjnych
Ta praktyka ma zastosowanie szczególnie w przypadku modelu satelitarnego. W przypadku spotkania, w trakcie którego większość osób siedzi w pokoju konferencyjnym i wdzwonione są pojedyncze satelity, wydaje się dość oczywiste, że możemy zapomnieć o równości. Osobom spoza sali konferencyjnej trudno jest dojść do głosu i uzyskać uwagę innych. W przypadku, gdy ludzie nie znają się jeszcze dobrze, pojawia się problem “kto to powiedział”. Jeśli nie wszyscy są widoczni w kamerze, wystąpi on na 100%.
Zamiast spotykać się w sali niech każdy zostanie przy swoim biurku, usiądzie przy kawie lub znajdzie jakieś inne odosobnione miejsce. Takie podejście uczy empatii i zmniejsza ryzyko wykluczenia. Wymusza też na wszystkich wypracowanie lepszych sposobów komunikacji.
Parowanie
Parowanie może przyjąć dwie formy. Pierwsza, minimalistyczna, to gdy każdej osobie-satelicie przydzielamy kogoś do pary z sali konferencyjnej. Zadaniem tej osoby jest dbanie o to, aby głos osoby-satelity był słyszalny.
Gdy połączymy tą zasadę z zasadą “żadnych pokoi konferencyjnych”, otrzymamy drugą formę. Zgrupowanie wszystkich w pary ma tę zaletę, że dwóm osobom siedzącym przy jednym komputerze łatwiej jest zachować skupienie. Nikt nie zacznie sprawdzać poczty podczas, gdy druga osoba siedzi obok. Warto też zadbać o to, aby pary nie były stałe, ale osoby od spotkania do spotkania wymieniały się między sobą.
Nie wyłączaj kamery
Niektórzy wdzwaniając się na spotkanie często wyłączają kamerę. Dzieje się to szczególnie często, gdy ludzie pracują z domu. Nie róbcie tego! Spotkania przebiegają sprawniej, gdy uczestnicy widzą się nawzajem. Mowa ciała jest najszybszą formą komunikacji, a do tego najbardziej uniwersalną. Nie bez przyczyny zawodowi pokerzyści ukrywają twarz. Na naszą komunikację składają się nie tylko słowa i ton głosu, ale również mimika, gesty, postawa, a nawet mrugnięcia oczu. Szkoda rezygnować z tej dodatkowej garści informacji.
Notatki w trakcie spotkania
Jeśli nie robisz notatek ze spotkań, które są dzielone z pozostałymi uczestnikami, zacznij to robić niezależnie od tego, czy pracujesz w modelu rozproszonym czy też nie.
Jeśli pracujesz w modelu rozproszonym, warto rozważyć robienie notatek w trakcie spotkania i udostępnianie ich online w trakcie tworzenia (np. poprzez share screen). Dzięki temu każdy może dodać coś od siebie, uzupełnić lub sprostować. Największą wartość ma to wtedy, gdy uczestnicy spotkania słabo się znają.
Ogranicz spotkanie do jednej godziny
Utrzymanie skupienia grupy ludzi w modelu rozproszonym jest trudniejsze niż w przypadku, gdy wszyscy spotykają się w jednym miejscu. Postaraj się, aby spotkania nie trwały dłużej niż jedną godzinę, miały określoną agendę i pilnuj harmonogramu spotkania. Warto trzymać się jednego tematu zgodnie z terminem Single Point Agenda aka Single Point Meeting. Nawet Google zauważył, że rozwlekłe spotkania niczemu nie służą i dodał do Google Calendar opcję szybkich spotkań.
Komunikacja asynchroniczna
Preferuj komunikację asynchroniczną nad synchroniczną (realtime), szczególnie wtedy, gdy zespół pracuje w różnych strefach czasowych.
Komunikacja asynchroniczna pozwala ludziom skupić się na swoich zadaniach. Jeśli mój problem lub pytanie nie wymaga natychmiastowego odzewu, mogę napisać maila, który zostanie przeczytany w dogodnym momencie, a nie odrywać innych od swoich zadań komunikacją synchroniczną.
Dedykowany kanał wideo
Większość z przedstawionych praktyk dotyczy organizacji spotkań. Ta rada dotyczy organizacji całego dnia pracy. Jeśli cały zespół pracuje w tej samej strefie czasowej, włącz jeden kanał wideo na którym wszyscy są obecni przez cały dzień. Jest to niejako wirtualny pokój. Jeśli ktoś chce się odezwać, może to zrobić analogicznie, jak mógłby to zrobić w fizycznym pokoju.
Promuj komunikację formalną
Staraj się ograniczyć komunikację nieformalną, szczególnie w przypadku modelu satelitarnego. Jest bardzo źle, gdy niektórzy z członków zespołu nie mogą uczestniczyć w podjęciu decyzji lub nie dowiadują się o pewnych ustaleniach tylko dlatego, że nie mogli pójść na obiad z częścią zespołu. Nawet jeśli zapadną jakieś decyzje na spotkaniach przy kawie, zawsze rób z nich notatki i współdzieli je z pozostałymi członkami zespołu. Zwykły e-mail wystarczy aby poinformować o podjętych decyzjach. Jeśli macie w firmie Wiki albo inne współdzielone dokumenty, warto ich do tego użyć. Dzięki temu, zawsze można tam zerknąć i sprawdzić, dlaczego taka decyzja została podjęta i przez kogo. Oczywiście nie powinno to zastępować dogłębnych analiz i tzw. “design docków”, gdzie mamy przeanalizowane wszystkie za i przeciw oraz cały proces decyzyjny. Nawet dla wydawałoby się błahych decyzji warto trzymać powody ich podjęcia w jednym miejscu.
Zmieniaj godzinę spotkania
Tę zasadę warto wprowadzić, gdy zespół jest rozproszony po różnych strefach czasowych lub gdy jego członkowie pracują w różnych godzinach. W przeciwnym razie lepiej jej nie wprowadzać. Zasada jest prosta. Przyjmijmy gdy u osoby A jest 10:00, to u B jest 16:00 a u C 23:00. Zorganizujmy spotkania tak, że raz jest o 10:00 dla A (inni się dostosowują), następnym razem o 10:00 dla B, a następnym o 10:00 dla C.
Pamiętaj też, że gdy odwołujesz spotkanie na kilka godzin przed jego rozpoczęciem, nie wszyscy zdążą się o tym dowiedzieć na czas. Będzie szczególnie dotkliwe, jeśli ktoś wstanie o 3 w nocy specjalnie na to spotkanie, weźmie prysznic, zje śniadanie, włączy komputer i przeczyta, że spotkanie zostało odwołane. Możecie mi wierzyć, jest się wtedy naprawdę złym!
Tablica online
Jest wiele narzędzi online, które pozwalają zasymulować klasyczną tablicę suchościeralną lub flipchart. Można po nich pisać, malować, przypinać karteczki. Ważne, aby nawet jeśli tylko jeden uczestnik spotkania jest zdalnie, miał on dostęp do tablicy.
Pomocniczy facylitator
W przypadku dużych spotkań w modelu wielu biur, warto aby w każdej lokalizacji znajdował się pomocniczy facylitator, który będzie pomagał uczestnikom sprawnie przepracować temat.
Spotkania w realu
Praca zespołów rozproszonych może być i często jest bardzo wydajna. Jednak nic nie zastąpi prawdziwych relacji międzyludzkich, które mogą się zawiązać się tylko przy spotkaniu twarzą w twarz. Takie spotkania mogą się odbywać raz na miesiąc lub raz na kwartał. Ważne, żeby nie odbywały się rzadziej niż raz na rok.
Przekaz na dziś
Mam nadzieję, że te kilka podstawowych rad ułatwią i umilą Ci pracę zdalną. Niestety nie ma uniwersalnego środka i każdy zespół musi sobie sam wypracować metody komunikacji, niezależnie czy pracuje zdalnie czy nie.