Krajowy System e-Faktur - jest czego się bać?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców już od 1 lipca 2024 roku. Dotyczy to wielu osób na B2B w branży IT. Sprawdź, z czym to się wiąże i jak dostosować się do nadchodzących zmian.

Od kilku miesięcy coraz głośniej jest o Krajowym Systemie e-Faktur. Choć nie każdy o tym wie, z tego narzędzia można korzystać już od początku 2022 roku. Do tej pory było to rozwiązanie dobrowolne, ale od 1 lipca 2024 roku stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców, w tym osób zatrudnionych na B2B (obejmie całą rzeszę osób zatrudnionych w branży IT). Wiele osób z nieufnością patrzy na nadchodzące zmiany i zwiększenie kontroli państwa nad prowadzeniem biznesu. Czy jednak naprawdę jest czego się bać?

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to oprogramowanie online umożliwiające wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur w formacie XML. KSeF wykorzystywany jest także do oznaczania faktur numerem identyfikującym, przydzielonym przez sam program oraz weryfikowania zgodności faktur z określonym wzorem.

Wszystkie dane występujące na fakturze ustrukturyzowanej są tożsame z informacją, która powinna znajdować się na każdej wystawianej fakturze. Inaczej mówiąc, dane które wprowadzaliśmy na fakturze elektronicznej i fakturze papierowej, pojawią się również na fakturze ustrukturyzowanej. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której na fakturze brakuje istotnych informacji lub zawiera ona dodatkowe, niepotrzebne dane, które wpływają na ważność faktury.

W największym uproszczeniu, od 1 lipca 2024 roku wszystkie faktury, które pojawią się w obrocie, będą miały tę samą formę i format.

Co ważne, ten sam format mają obecne pliki JPK_VAT, które po wejściu w życie obowiązkowego fakturowania przez system KSeF staną się całkowicie zbędne, a podatnicy zostaną zwolnieni z obowiązku wystawiania JPK_VAT..

Kto będzie mógł wystawić e-fakturę przez KSeF?

Fakturę w systemie KSeF będzie mógł wystawić zarówno sam podatnik jak i osoba przez niego upoważniona, czyli np. księgowa. Upoważnienie do obsługi KSeF przez księgową czy biuro rachunkowe będzie mogło być nadane online, np. przy wykorzystaniu epuap lub podpisu kwalifikowanego.

Jak wystawić e-fakturę przez KSeF?

Istnieją dwie podstawowe metody wystawiania faktur przez KSeF.

Aplikacja

Pierwsza metoda to korzystanie z bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. W ten sposób fakturę będzie mógł wystawić każdy przedsiębiorca, zarówno ten, który korzysta ze wsparcia księgowej, jak i ten który samodzielnie rozlicza swoje podatki.

Zintegrowanie oprogramowanie

Druga metoda dotyczy przede wszystkim biur rachunkowych i większych firm i pozwala na korzystanie z programu do wystawiania faktur online u komercyjnego właściciela, który zintegrował swoje oprogramowanie z systemem KSeF przez API. Jeśli korzystamy z tego rodzaju programów, powinniśmy się upewnić, czy program, z którego korzystamy, zintegruje się z systemem KSeF.

Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?

KSeF będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku dla:

Przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
Polskich firm zwolnionych z podatku VAT,
Podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, mających identyfikator podatkowy NIP.

Co ważne, wszystkie powyższe osoby i podmioty mogą już teraz przystąpić do Krajowego Systemu e-Faktur, który stanie się obowiązkowy od połowy 2024 roku.

Jakich zmian będzie wymagało wdrożenie KSeF?

Wdrożenie KSeF będzie wymagało przede wszystkim ujednolicenia i dostosowania mechanizmów wystawiania faktur do jednego, obligatoryjnego wzorca. Im większa firma, tym więcej pracy będzie wymagało dostosowanie swoich procedur do wymogów KSeF. O ile programista na B2B będzie mógł to zrobić nawet w godzinę, to w dużej firmie może to zająć nawet kilka miesięcy.

Choć dla wielu osób wdrożenie KSeF może być początkowo problematyczne, to po pewnym czasie zmiany te mogą ułatwić oraz przyśpieszyć rozliczenia pomiędzy firmami oraz ułatwić szybkie i skuteczne wyłapywanie oszustw podatkowych.

Po co nam KSeF?

Co ważne, KSeF nie jest jedynie wymysłem polskiego rządu, lecz stanowi realizację dyrektywy unijnej. W dalszej perspektywie ma doprowadzić do stworzenia gospodarki cyfrowej i pozwolić na ostateczne odejście od korzystania z nośnika papierowego w podatkach i biznesie. Podobny system funkcjonuje już np. we Włoszech czy w Portugalii.

KSeF może stanowić także bardzo skuteczne narzędzie dla organów podatkowych dzięki ustrukturyzowaniu procesu wystawiania faktur online. Skarbówka będzie mogła nie tylko w czasie rzeczywistym monitorować faktury, lecz znaczna część procesów będzie mogła odbywać się automatycznie, co mocno odciąży organy skarbowe.

Zgodnie z ostatnimi zapowiedziami, wszyscy przedsiębiorcy dostaną pół roku na przyzwyczajenie się do systemu, lecz już od 1 stycznia 2025 roku za jego niestosowanie będzie można otrzymać wysoką karę, która może wynieść nawet 100% kwoty podatku wykazanego na nieprawidłowo wystawionej fakturze. Warto skorzystać z czasu, gdy system KSeF pozostaje jeszcze dobrowolny, aby jak najlepiej przygotować się do nadchodzących zmian.

Jakie korzyści daje nam KSeF?

Poza nowymi obowiązkami KSef daje nam także korzyści. W zamian za korzystanie wyłącznie z wystawiania faktur ustrukturyzowanych wprowadzanych do systemu KSeF, Ministerstwo Finansów oferuje skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 dni do 40 dni. Przedsiębiorcy, którzy skorzystają z KSeF, będą też mogli uzyskać dostęp do wprowadzonych dokumentów w każdej chwili z każdego urządzenia podłączonego do internetu oraz odpadnie im obowiązek archiwizowania dokumentów, który zostanie przerzucony na administrację podatkową.

Podsumowanie

Tak jak niemal każda zmiana, wprowadzenie KSeF ma swoje dobre i złe strony. Ceną za uproszczenie i przyspieszenie niektórych procedur będzie zwiększenie kontroli państwa i fiskusa nad naszym biznesem. Trzeba jednak pamiętać, że KSeF i system e-fakturowania stanowi jedynie element większego procesu cyfryzacji państwa i gospodarki, a jego dalsze postępy są raczej nieuniknione.

Więcej informacji o KSeF znajdziesz tutaj: Krajowy System e-Faktur (KSeF) (podatki.gov.pl)

Przeczytaj także: